De fleste har nok hørt om integrasjoner, men mange lurer nok på hva de egentlig er, hva nytten er, og hvilke muligheter som finnes. Mange bedrifter vurderer også hvordan de skal løse behovet for integrasjoner og hvilken type tjeneste eller system som passer best for deres behov.
Kort forklart handler integrasjoner om å flytte data mellom systemer. Dette kan bidra til å automatisere og effektivisere tunge og manuelle forretningsprosesser, og dermed spare både tid og kostnader. I denne artikkelen vil vi dykke ned i hva integrasjoner er, hvilke fordeler og utfordringer de kan medføre, og hvilke alternativer som finnes for å bygge og implementere dem.
Vi vil også se nærmere på noen sentrale begreper som brukes i integrasjons verden, og forklare forskjellene mellom sanntids- og batch-integrasjon, samt hvordan webhooks kan være en nyttig løsning. Til slutt vil vi diskutere ulike metoder for å bygge integrasjoner, inkludert Integration Platform as a Service (iPaaS) og Integration as a Service, og gi deg innsikt i hvilken løsning som kan være best for din virksomhet.
Hvordan fungerer integrasjoner?
Integrasjoner muliggjør at data flyttes fra ett system til et annet. Dette kan være så enkelt som å synkronisere kundeinformasjon mellom et CRM-system og et regnskapssystem, eller mer komplekse prosesser som å koble sammen flere forretningssystemer. Når to systemer er integrert, tilgjengeliggjøres data frem og tilbake mellom dem, noe som gir bedre flyt og reduserer behovet for manuelle prosesser.
For eksempel kan vi bygge en integrasjon mellom CRM-systemet og regnskapssystemet slik at når du registrerer et salg i CRM-systemet, blir den samme kundeinformasjonen automatisk registrert og opprettet i regnskapssystemet. Et annet eksempel er integrasjoner fra HR-systemet til de andre systemene i virksomheten. Når du registrerer en ny ansatt i HR-systemet, vil kontaktinformasjonen automatisk bli registrert i alle de andre systemene den nyansatte skal ha tilgang til. Dermed slipper du å opprette ansatte i hvert enkelt system. Dette skjer helt automatisk, eller som vi liker å si - helt "automagisk"!
Fordeler med integrasjoner
Integrasjoner kan gi stor verdi ved å effektivisere og automatisere prosesser. Ved å automatisere prosesser kan bedrifter redusere manuelt arbeid, minimere feil og spare tid og kostnader. Dette er noe alle virksomheter ønsker å oppnå, da det er et enkelt ønske med en åpenbar verdi.
Utfordringer med integrasjoner
For mange selskaper er integrasjoner synonymt med en blanding av hodepine og engasjement. Potensialet for verdiskapning via integrasjoner er stort, men å realisere verdiene av integrasjoner er ofte vanskeligere enn først antatt. Under overflaten av enhver integrasjon er det underliggende arbeidsprosesser, applikasjoner, data og arbeidsflyter som kan gjøre integrasjoner mer komplekse å utvikle.
Typer av integrasjoner og definisjoner
File baserte integrasjoner
En filbasert automatisering, som er bedre navn enn integrasjon her, er basert på en source-fil fra et system som blir videresendt med eller uten behandling til et annet system. Som regel gjelder dette det man kaller flate filer. (csv, txt, xml, json). Typisk her er eksport av bilags/fakturajournal i VismaBusiness eller GBAT10 format fra feks et kassesystem. Det er viktig å gjøre forskjell mellom manuell import / export av filer eller (halv) automatiserte rutiner.
Vi ser eksport/import av filer ikke som en integrasjon. Kan source system derimot sende filer til en FTP server eller til en dedikert epost adresse, og blir filen videresendt rett inn i regnskapssystemet, kan vi snakke om en fullverdig automatisering. Typisk for disse automatiseringer er at det er enveis kommunikasjon, da det ikke blir ført noe data tilbake til source-systemet. I regnskapsverden er det fortsatt mange filbaserte automatiseringer, og her har blant annet Emonkey bygget opp veldig god kunnskap og rutiner.
API-er
Et API er et sett av protokoller og regler som spesifiserer hvordan systemer og applikasjoner skal kommunisere. Enkelt forklart kan man tenke på et system med et API som at det har en mailboks. Når du ønsker å sende informasjon til mailboksen, må du først vite adressen, i vårt tilfelle web-adressen. API-er har definert ulike tjenester som er tilgjengelige i API-et. En API-tjeneste, ofte referert til som et API-endepunkt, håndterer ulik informasjon som man kan sende og motta fra API-endepunktet.
For eksempel, la oss si at et ERP-system har et API-endepunkt for å sende fakturagrunnlag til. Man må da vite hvilken spesifikk informasjon man kan sende til API-endepunktet, for eksempel selskapsnavn, fakturaadresse, organisasjonsnummer osv. Informasjon om hvilke endepunkter som er tilgjengelige for en applikasjon, hva API-et løser, hvordan API er bygd og hvordan det kan brukes er definert og beskrevet i API-dokumentasjonen. API-dokumentasjon er helt essensielt for å forstå hvordan API-er fungerer, og med litt innsats kan man forstå mye hvis API-dokumentasjonen er god.
GET vs POST
Når det kommer til integrasjoner, er det mange misforståelser knyttet til GET versus POST. GET-forespørsler brukes for å hente informasjon fra et annet system. Et eksempel er å hente kundedata fra et CRM-system. Når ERP-systemet ditt trigger dataflyten hver gang du trenger oppdatert kundedata, bruker du en GET-forespørsel for å hente informasjonen fra CRM-systemet. Motsatt, når du bruker en POST-forespørsel, sender du informasjon til et annet system. For eksempel kan CRM-systemet sende nye salgskontrakter til ERP-systemet ved hjelp av en POST-forespørsel.
Sanntids Integrasjon
Sanntids Integrasjon innebærer kontinuerlig og umiddelbar overføring av data mellom systemer. Dette betyr at når en hendelse oppstår i et system, blir dataen automatisk sendt til det andre systemet uten forsinkelser. Dette er spesielt nyttig for virksomheter som trenger oppdatert informasjon til enhver tid, for eksempel når en ny kunde registrerer seg i CRM-systemet og umiddelbart trenger å bli lagt til i regnskapssystemet.
Fordeler med sanntids integrasjon:
Umiddelbar oppdatering av data
Reduserer risikoen for feil grunnet forsinkelser
Bedre kundeopplevelse med oppdatert informasjon i sanntid
Batch-integrasjon
Batch-integrasjon innebærer overføring av data på bestemte tidspunkter, ofte i større mengder, i stedet for kontinuerlig. Data samles opp og sendes på en gang, for eksempel en gang om dagen eller i slutten av en arbeidsuke. Dette er nyttig for prosesser som ikke krever sanntidsoppdatering, som månedlig fakturering eller oppdatering av lagerbeholdning.
Fordeler med batch-integrasjon:
Mindre belastning på systemressurser
Kostnadseffektivt for store datamengder
Egnet for prosesser som ikke krever sanntidsdata
Webhook
En webhook er en metode for å få sanntidsdata fra et system til et annet ved hjelp av en enkel HTTP-post forespørsel. Når en spesifikk hendelse oppstår i et system (for eksempel en ny ordre i en nettbutikk), sender webhooken en melding til et angitt URL-endepunkt i det andre systemet. Dette gjør at det andre systemet kan motta og behandle data umiddelbart.
Fordeler med webhooks:
Sanntidsoppdateringer uten behov for kontinuerlig polling
Reduserer belastningen på API-er og systemressurser
Enkle å sette opp og vedlikeholde
Webhooks er svært nyttige for å sikre at data flyter sømløst og i sanntid mellom systemer. For eksempel, når en kunde legger inn en bestilling i en nettbutikk, kan en webhook umiddelbart sende denne informasjonen til et lagerstyringssystem for å oppdatere lagerbeholdningen. Dette sikrer at både nettbutikken og lageret alltid har oppdatert informasjon, noe som forbedrer effektiviteten og reduserer risikoen for feil.
Alternativer for bygging og implementering av integrasjoner
Hva er iPaaS?
iPaaS (Integration Platform as a Service) er et skybasert verktøysett som kobler programvare applikasjoner, enten de er lokale eller i skyen. Det inkluderer komponenter som forhåndslagde tilkoblinger, visuelle integrasjons flyter, mapping og overvåkning. Eksempler på leverandører inkluderer Make, Zapier og PowerApps.
Fordelene med iPaaS inkluderer fleksibiliteten til å bygge integrasjoner uten mye koding, noe som gjør det lettere for middels teknisk kompetente brukere. Dette kan imidlertid kreve spesialister for mer komplekse tjenester. Kostnadene kan variere avhengig av kompleksiteten, med høyere priser for abonnementer og interne ressurser, men for enkle oppgaver, som å overføre leads fra Facebook til et CRM-system, kan det være relativt rimelig.
Hva er Integration as a Service?
Integration as a Service er en tjenestemodell hvor integrasjonsbehov outsources til en leverandør som håndterer alt fra planlegging til vedlikehold. Dette reduserer behovet for interne tekniske ressurser. Eksempler på leverandører inkluderer oss på Emonkey.
Fordelene med denne modellen inkluderer raskere implementeringstid, ingen kode nødvendig for kunden, og minimal bruk av interne ressurser. Dette gir full skalerbarhet og ofte en raskere avkastning på investeringen sammenlignet med iPaaS. Kostnadene er vanligvis lavere til medium, men kan være mer forutsigbare siden du vet prisen på forhånd og tjenesten ikke påvirkes av bedriftens interne kapasitet som sykdom eller ferie.
Hvordan velge?
Valget mellom iPaaS og Integration as a Service avhenger av bedriftens behov. For interne integrasjoner med en dedikert IT-avdeling kan iPaaS være passende. For mer komplekse behov og eksterne integrasjoner, som for eksempel kunder til et regnskapsbyrå, er outsourcing til en bedrift som leverer integrasjoner som en tjeneste, ofte mer økonomisk og raskere. Integration as a Service gir også mer forutsigbarhet og påvirkes ikke av interne faktorer som sykdom eller ferie.
Hvordan komme i gang
Er du klar til å optimalisere dine forretningsprosesser? Kontakt oss på Emonkey i dag for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe din bedrift med å spare tid og ressurser gjennom våre integrasjonsløsninger.
Dere finner også de fleste regnskapsintegrasjonene vi tilbyr her.
Commentaires