Lær hvordan NiT effektiviserte faktureringsprosessen ved hjelp av Emonkey!
Kan du forestille deg å redusere to dagers manuelt arbeid til bare 30 minutter hver måned? For Næringsforeningen i Trondheimsregionen (NiT) ble dette en realitet da Emonkey hjalp dem med å automatisere en tidkrevende, manuell faktureringsprosess fra et av deres systemer. Denne integrasjonen har spart dem både tid og ressurser.
Kunden og deres utfordringer
NiT arbeider for å gjøre Trondheimsregionen til det enkleste stedet i Norge å starte og drive næringsvirksomhet, og de har om lag 2.000 medlemsbedrifter. For å forenkle internasjonal handel for sine medlemmer, tilbyr NiT elektroniske handelsdokumenter via essCert-plattformen. Her kan medlemmene bestille de nødvendige dokumentene. For at NiT skal kunne fakturere for bruk av denne tjenesten, måtte de tidligere hente ut fakturagrunnlaget fra essCert og deretter manuelt registrere dette i regnskapssystemet. Mangelen på integrasjon mellom systemene gjorde faktureringsprosessen både tidkrevende og arbeidskrevende.
Tidkrevende prosess og behovet for forandring
Hver måned lastet NiT ned en PDF-oversikt over kundenes bestillinger fra essCert, skrev ut denne, og gikk manuelt gjennom hver bestilling for å utarbeide fakturaer. Dette tok nesten to hele dager hver måned og krevde stor nøyaktighet.
Da Mette Sollie startet i ny stilling som Senior Advisor hos NiT og overtok ansvar for Handelskammertjenestene, så hun raskt potensialet for å forbedre en del av prosessene hun hadde overtatt ansvaret for, og hun estimerte at denne prosessen var den største.
Etter å ha satt seg inn i de eksisterende arbeidsprosessene, ønsket Mette å finne en løsning på den manuelle faktureringsprosessen. Hun var klar over at det måtte finnes en
raskere måte, men mangelen på tilgjengelig informasjon og brukerveiledninger gjorde det utfordrende å komme videre. Gjennom deres regnskapsbyrå kom hun i kontakt med Piet hos Emonkey, og sammen gikk de igjennom den eksisterende prosessen for å identifisere muligheter for automatisering.
Løsningen – en skreddersydd integrasjon
For å løse utfordringen implementerte Emonkey en integrasjon som automatisk henter fakturagrunnlaget fra essCert i en Excel-fil, og genererer et fakturautkast i PowerOffice. Denne integrasjonen samler nå månedlig informasjon fra essCert og genererer automatisk fakturautkast i regnskapssystemet PowerOffice, noe som har spart NiT for mye tid og arbeid, samtidig som informasjonen blir overført nøyaktig og sikkert.
Implementasjonsreisen
I tett samarbeid med NiT tilpasset Emonkey integrasjonen til deres spesifikke behov. Vi sørget for at dataflyten mellom essCert og PowerOffice var sømløs, og testet prosessen grundig for å sikre en problemfri overgang. Integrasjonen ble tilpasset for å inkludere alle unike detaljer, slik at hele prosessen nå er fullstendig automatisert. Mette nevner at det først opplevdes litt usikkert å gjøre en endring av prosessen, men at hun fikk god støtte fra Piet, som både var tålmodig og forståelsesfull gjennom hele samarbeidet.
Resultater og målbare forbedringer
Etter fullføringen av integrasjonen har NiT redusert faktureringstiden fra nesten to hele dager til under 30 minutter per måned.
Mette beskriver endringen slik: - Nå trenger vi bare å ta en rask stikkprøve før utsendelse, i stedet for å lage alle fakturaene manuelt. Dette gjør at vi rekker å fakturere på månedens første virkedag.
Vi slipper også å skrive ut 100–150 ark hver måned, noe som både sparer tid og penger, men som også har en positiv innvirkning på miljøet. Og sist, men ikke minst, oppleves arbeidsdagen mer meningsfull – vi er sikre på kvaliteten og har mer tid til andre oppgaver!
Fordeler ved integrasjonen og nøkkelpunkter
Gjennom det gode samarbeidet mellom Mette i NiT og Emonkey har NiT frigjort tid til andre verdiskapende aktiviteter for sine medlemmer og næringslivet i Trondheimsregionen. Med Emonkey som ansvarlig for vedlikehold og tekniske detaljer, kan NiT nyte godt av integrasjonens fordeler uten bekymringer.
Er du klar for å effektivisere dine prosesser?
Har du også prosesser som kan forbedres? Gjør som NiT og ta kontakt med oss i dag! Med en konsultasjon på 15-30 minutter kan vi raskt vurdere om vi kan forenkle din hverdag og effektivisere bedriftens rutiner.
Gjør din hverdag enklere – kontakt oss for en konsultasjon eller demo i dag!
Ønsker du lære mer om NiT og hvordan de hjelpe bedrifter i Trondheimsregionen, les mer om dem her.
Om oss
Hos Emonkey er vi eksperter på å gjøre komplekse prosesser enkle. Siden 2013 har vi hjulpet bedrifter i alle størrelser med automatiserte og skreddersydde integrasjonsløsninger. Vi har spesialiserer oss på integrasjoner med regnskapssystemer men vi lager integrasjoner mellom mange andre typer av systemer. Våre integrasjoner er sikre, skalerbare og tilpasset dine behov – alt til en fornuftig pris uten lange bindingstider. La oss hjelpe deg med å effektivisere hverdagen!
Comments